採用管理ツール（ATS）とハローワーク｜一元化できない理由と併用のルール

人手が足りないため求人を出したところ、待望の応募が入った。ここまでは順調に見えますが、数日後に面接の日程を決めようと連絡すると、すでに辞退されていることがあります。

原因を調べると、応募通知のメールが迷惑メールのフォルダに入っていて、最初の返信が3日も遅れていた。こうした応募者の取りこぼしは、採用の専任を置けない会社ほど起こりやすいトラブルです。

防ぐ手段として名前が挙がるのが「採用管理ツール」です。比較サイトには「応募者を一元管理できる」「面接の日程調整を自動化できる」といった言葉が並び、無料で始められるツールもあります。

ただし、中小企業が期待だけで入れると、思うように手間が減らないことがあります。大きな理由は、多くの中小企業が使うハローワークの応募が、民間の採用管理ツールに自動では入らないことです。

この記事では、採用管理ツールの役割を整理したうえで、ハローワークを併用する会社で「何ができて、何ができないのか」を解説します。料金・仕様は2026年9月時点の公式情報です。

ハローワークを使う会社の選び方

どの採用管理ツールも、ハローワークの応募を自動では取り込めません。そのため、ツールが要るかどうかは、応募がどの入口から来ているかで決まります。

会社の状況	向いている方法
応募の大半がハローワーク経由	ツールは入れず、スプレッドシートと一次返信のルールで管理する
Indeedなど民間の求人が中心	無料の採用管理ツール（Airワーク・engage・Indeed）から始める
民間の媒体や紹介会社を3つ以上並行	面接官が複数いれば、有料の採用管理ツールを検討する

応募の入口ごとに、採用管理ツールへの入り方を整理すると次のとおりです。

応募の入口	採用管理ツールへの入り方
Indeedなど求人検索エンジン	ツールが連携していれば自動で入る
ツールで作った採用ページ	自動で入る
人材紹介会社	担当者からメールで届くため、手で登録するか製品の機能で取り込む
ハローワーク	求人者マイページとメール、紙の紹介状で届く。自動では入らない

採用管理ツール（ATS）とは？

採用管理ツールは、英語で「Applicant Tracking System」と呼ばれ、頭文字を取って「ATS」とも書かれます。直訳すると「応募者追跡システム」です。

応募の受付から選考、内定までの進み具合を、一か所でたどれるようにするためのツールです。

中心にあるのは応募情報の自動集約

採用管理ツールの一番の価値は、いくつもの入口からばらばらに届く応募を、一か所に自動で集めることです。中小企業の採用では、次のような入口が混ざるのが一般的です。

• 求人検索エンジン（Indeed、求人ボックスなど）
• ハローワークからの紹介
• 自社の採用ページの応募フォーム
• 人材紹介会社からのメール
• 社員や知人からの紹介

入口が増えると、通知メールで届くもの、媒体の管理画面にたまるもの、電話や紙の紹介状で来るものが入り乱れます。

情報が散らばったままだと、メールの見落としや確認漏れが起き、返信が数日遅れる原因になります。応募者は複数の会社に同時に応募していることが多いため、返信の遅れはそのまま辞退につながります。

採用管理ツールは、民間の求人媒体と連携して応募者のデータを自動で取り込み、この遅れをなくします。ここがツールの核になる機能です。

集約の上に乗る主な機能

応募が一か所に集まると、次のような機能が生きてきます。

• 選考の状況の表示：書類選考中、面接待ち、内定などを一覧で見る
• 連絡と日程調整：定型文での返信、面接の候補日の提示
• 評価の共有：面接官ごとの評価やメモを応募者に紐づける
• 求人の一括掲載：一度作った求人を、連携する求人サイトに出す
• 応募者情報の保管：不採用の人の情報の保管期間を管理する

注意したいのは、採用管理ツールは「手で入力して管理するデータベース」ではないという点です。データが自動で入るからこそ、手間が減ります。

応募を手で入力し直すなら、ExcelやGoogleスプレッドシートで管理するのと変わりません。ツールの費用がかかる分だけ、割高になります。

中小企業の応募経路の実態

ツールが要るかを判断する前に、中小企業の応募がどこから来ているかを確かめておきましょう。自社の入口が分からないままだと、比較記事の情報が自社に合うかを判断できません。

日本政策金融公庫が2026年6月に公表した中小企業における従業員の採用・定着に関する調査（取引先4,123社が回答）では、採用手法の上位は次のとおりでした。

採用手法	利用している割合
求人サイト	55.3%
ハローワーク	54.2%
人材紹介エージェント	28.5%

求人サイトとハローワークの割合はほぼ同じで、ハローワークは今も中小企業の採用の柱です。

同じ調査では、中途採用のみを行った会社が39.1%で最も多く、新卒の採用数は「1〜5人」が64.8%、中央値は1人でした。

中小企業の採用は、一年を通じて少人数を採る形が中心で、一度に大勢を採る大企業とは管理の仕方が違います。

民間の求人は、ここ数年で「求人検索エンジン」に集まる形が定着しました。国内の主な求人検索エンジンは次の3つです。

• Indeed：リクルートグループの求人検索エンジン
• 求人ボックス：カカクコムが運営
• スタンバイ：LINEヤフーとビジョナルの合弁会社が運営

求人サイトどうしの配信のつながりも進んでいます。リクルートの「Indeed PLUS」は、Indeed・リクナビNEXT・タウンワーク・Airワークなど15のサイトに求人を配信する仕組みです（2026年2月時点）。

民間の求人はシステムどうしがつながり、採用管理ツールで集めやすい環境になっています。一方のハローワークは、国が運営する独自の仕組みで動いています。

ハローワークの応募はツールに入らない

ここが、採用管理ツールを選ぶときに最も注意したい点です。ツールの価値は応募の自動集約ですが、中小企業の半数以上が使うハローワークの応募は、その輪に入りません。

求人者マイページで応募を受ける

ハローワークの求人は、ハローワークインターネットサービスの「求人者マイページ」から申し込み、応募もここで受けます。応募の届き方は次の3つです。

応募の種類	届き方
オンライン自主応募	求職者がマイページから直接応募する。求人ごとに受け付けるかを設定する
オンラインハローワーク紹介	職員が紹介した求人に求職者がマイページで応募し、紹介状が発行される
窓口での紹介	職員から電話が入り、応募者は紹介状と書類を持参・郵送する

オンラインの応募があると、求人者マイページに登録したメールアドレスに「応募通知」の件名でメールが届きます。応募書類は、マイページの応募者情報から添付ファイルとしてダウンロードする仕組みです（応募書類の確認方法）。

応募者の一覧は、選考中・採用・内定・不採用・辞退の状態で絞り込めます。ただし、公式の案内には、民間の採用管理ツールへ応募データを送る機能や、一覧を書き出す機能の説明は見当たりません。

二重管理が残る理由

民間の採用管理ツールを入れても、実際の現場では次のように管理が二つに分かれます。

• 民間の求人からの応募：ツールの一覧に自動で入る
• ハローワークからの応募：マイページ、メール、紙で別に管理する

ハローワーク経由の応募は、ツールの外に残ります。ハローワークの応募者を手でツールに写せば一か所にまとまりますが、その手間はスプレッドシートでの管理と変わりません。

さらに、ハローワークの応募は、選考が終わったら求人者マイページからハローワークへ選考結果を登録する必要があります（選考結果の登録）。ツールで選考を進めても、この登録はマイページで行います。

マイページでの選考結果の登録やメッセージは、求人が無効になった月の翌々々月末を過ぎるとできなくなります。期限を過ぎたら、紹介を受けたハローワークに電話などで連絡します。

それでもハローワークを使い続ける理由

ハローワークは、求人の数に比べて採用に結びつく数が多いとは言えません。厚生労働省の公表資料では、令和5年度の新規求人数は約1,027万人分、就職件数は約121万件でした。

それでも集客の規模は大きく、ハローワークインターネットサービスのアクセスは1日平均約236万件、新規の求職申込は年間450.5万件にのぼります（令和5年度）。

多くの会社がハローワークを使い続けるのには、次のような事情があります。

• 費用：求人の掲載も採用も無料
• 地域：地元で働きたい求職者に届く
• 助成金：紹介を要件とする助成金がある
• 習慣：今の採用の流れに組み込まれている

たとえば特定求職者雇用開発助成金は、ハローワークや、届出をした職業紹介事業者などの紹介で雇い入れることが要件です。

ハローワークのオンライン自主応募で採用した人は、職業紹介を要件とする助成金の対象になりません（求人者マイページの案内）。助成金を使う予定の求人は、紹介で受けるように設定しておきます。

このような事情から、「ツールに一元化したいのでハローワークをやめる」という選択は、多くの中小企業にとって現実的ではありません。

無料から使える採用管理ツール

有料のツールを契約する前に、まずは無料で使えるサービスを試してください。無料のツールは、ハローワーク以外の応募をまとめる場所として使えます。

ツール	無料の範囲	連携する主な求人サイト
Airワーク 採用管理	求人作成、採用ページ、応募者とのやり取り	Indeed（有料でIndeed PLUSの連携サイトへ）
engage	求人の掲載（件数・期間の制限なし）、採用サイト、応募者管理	求人ボックス、スタンバイ、Googleしごと検索など
Indeedの無料の機能	求人の投稿、応募者の管理、Indeed面接	Indeed
採用係長	公開求人3件、応募者情報の閲覧1件まで	求人ボックス、スタンバイ、Googleしごと検索など

Airワーク 採用管理

Airワーク 採用管理は、リクルートが提供する採用管理ツールです。求人の作成、採用ホームページ、応募者とのやり取りまでが無料で、作った求人はIndeedに自動で連携されます。

さらに多くの人に見てもらいたいときだけ、Indeed PLUSのクリック課金で有料の掲載をします。予算の上限を自分で決められ、いつでも止められるため、使いすぎの心配はありません。

Indeed PLUSの有料掲載では、条件の合う求職者に自動でアプローチする機能も使えます。ただし、この機能は正社員と契約社員の求人に限られます。

Airワーク 採用管理 公式サイト（airregi.jp）

engage（エンゲージ）

engageは、2026年4月からカカクコムとエン株式会社の合弁会社「株式会社エンゲージ」が運営する採用支援ツールです。求人の掲載は件数・期間の制限がなく無料で、テンプレートを使った採用サイトも作れます。

作った求人は、求人サイトのエンゲージのほか、求人ボックス・スタンバイ・Googleしごと検索などに自動で掲載されます。

応募者の情報をエクセルで書き出せるため、ハローワークの応募と同じ表にまとめるときにも扱いやすいツールです。

engageからIndeedへの転載は、2026年6月11日に終了しました（運営会社の変更に伴うお知らせ）。Indeedにも出したい場合は、Indeedに直接投稿するか、ほかのツールと組み合わせます。

engage 公式サイト（en-gage.net）

Indeedの無料の機能

外部のツールを使わず、Indeedの採用企業のアカウントで応募を管理する方法もあります。求人の投稿から応募者の管理までが無料で、費用がかかるのは有料のスポンサー求人を使ったときだけです。

管理画面では、応募者ごとのメモ、選考のステータス、面接のリクエスト、メッセージのやり取りができます。Indeed面接では、Web・電話・対面の面接を設定でき、日程のお知らせやリマインドのメールも自動で送られます。

直接投稿した求人は、掲載までに最大72時間の審査があります。急ぎの募集は、審査の時間を見込んで早めに投稿してください。

Indeed 採用企業向け（jp.indeed.com）

採用係長

採用係長は、株式会社ネットオンが提供する、中小企業や店舗向けの採用ツールです。一つの求人を、求人ボックス・Googleしごと検索・スタンバイなど5つの求人検索エンジンにまとめて出せるのが強みです。

求人票づくりを助ける機能として、会社PR文の自動作成や最低賃金のチェックがあります。Indeedへの掲載は、Indeed PLUSでの配信として10万円からの別の広告費がかかります。

無料プランは、公開できる求人が3件まで、応募者情報を見られるのは1件までです（料金ページ）。応募の管理まで使うなら、有料プランが前提と考えておきましょう。

採用係長 公式サイト（saiyo-kakaricho.com）

有料の採用管理ツールを検討する基準

無料のツールや手での管理で回らなくなった段階で、初めて有料のツールを検討します。判断の基準は従業員の数ではなく、「応募の数」と「使っている求人の入口の数」です。

ツールを選ぶ前に整理すること

比較サイトでツールを探し始める前に、自社の採用について次の4つを書き出してください。

1. 応募の入口：ハローワーク、自社サイト、使っている求人媒体の数
2. 応募の数：この一年の応募数と、そのうちハローワーク経由の数
3. 担当の体制：専任か兼務か、採用にかけられる時間
4. 困っていること：返信の遅れ、日程調整、評価の共有などから一つに絞る

この4つが決まっていれば、比較サイトの情報に振り回されずに済みます。整理をしないまま選ぶと、機能の多い高いプランを選び、使われなくなる原因になります。

ツールを見送ってよい会社

次のどれかに当てはまる会社は、今のところ有料の採用管理ツールを入れる必要はありません。

• 一年の応募が数十人以下
• 応募の大半がハローワーク経由
• スプレッドシートと共有カレンダーで困っていない

規模に合わないツールを入れても、月額の固定費が増えるだけで手間は減りません。ハローワーク経由が中心の会社は、ツールの一番の利点である自動集約を受けられないためです。

ツールにかける予算は、ハローワークに出す求人票の仕事内容や条件の見直しに回すほうが、採用につながりやすくなります。

今困っていないのに入れたツールは定着せず、数か月後には誰も開かなくなりがちです（使っていないツールの棚卸し）。

有料ツールが効く会社

次の条件に2つ以上当てはまる会社は、有料のツールで手間が大きく減る可能性があります。

• 民間の求人媒体や紹介会社を、常に3つ以上並行して使っている
• 一年を通じて採用していて、いつも複数の選考が進んでいる
• 面接官が複数いて、評価が社内で散らばっている
• 兼務の担当者が忙しく、返信漏れや選考の遅れが実際に出ている
• 応募者の履歴書などの保管ルールをきちんと運用したい

見落としやすいのが、応募者の個人情報の扱いです。履歴書や職務経歴書が、担当者のパソコンやメールボックスに残ったままになっていないでしょうか？

個人情報保護法では、利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努めることとされています（個人情報保護委員会のQ&A）。ツールを選ぶときは、応募者のデータの保管期間を決めて管理できるかを確かめてください。

費用の考え方

有料の採用管理ツールの料金は、製品と規模で大きく違います。たとえばジョブカン採用管理は、新規の候補者が月50名以下なら月8,500円から使えます（税抜）。

ただし、この料金のLITEプランには求人媒体の自動連携がなく、自動連携を含むSTANDARDプランは月30,000円からです（料金の案内）。ツールの核である自動集約を使うには、上のプランが要ることがあります。

年間の採用が1〜2人なら、ツールの費用が見合うことはまれです。導入の前に、今の採用にかかっている費用を洗い出してください。

• 求人媒体への掲載費
• 人材紹介会社への手数料
• 採用担当者の人件費

この3つの合計と、ツールで減らせる時間を比べると、費用に見合うかを判断しやすくなります。

ハローワークと併用する運用ルール

ハローワークと民間の採用管理ツールを併用する場合、二重管理をゼロにすることは今の仕組みではできません。ただし、運用のルールを決めれば、手間は大きく減らせます。

応募を集める場所を一つに決める

ツールを使い始める前に、応募を最終的にどこで管理するかを決めます。形は次の2つです。

形	管理の仕方	向いている会社
ツールに集める	採用管理ツールを主にし、ハローワークの応募だけ手で登録する	民間の求人からの応募が多い会社
シートに集める	スプレッドシートを主にし、ツールは求人の掲載に絞って使う	ハローワークの応募が多い会社

最も避けたいのは、ツールにもスプレッドシートにも中途半端にデータが残っている状態です。集める場所を一つに絞ることを最優先にしてください。

ハローワークの応募は転記を最小限に

ハローワークの応募者をツールやスプレッドシートに写すときは、入力する項目を最小限にします。

• 氏名
• 連絡先
• 応募日
• 応募の入口
• 今の選考の状況

履歴書の職歴や志望動機まで写す必要はありません。原本のファイルや紙の保管場所が分かれば、選考は問題なく進みます。

ハローワークからの応募通知メールは、件名が「応募通知」で始まります。メールソフトで件名による振り分けを設定し、採用の共有アドレスに転送しておくと、見落としを防げます。

振り分けたメールからスプレッドシートに1行を足す作業は、自動化もできます。進め方は業務自動化でできること一覧で紹介しています。

一次返信の期限を決める

ツールを入れる本来の目的は、返信の遅れによる辞退を防ぐことです。ツールがなくても、返信のルールを決めれば同じ効果をねらえます。

「応募の通知を受けてから24時間以内に、必ず一次返信を出す」と決めてください。受付の連絡と面接の候補日を伝える定型文を用意しておけば、兼務の担当者でも数分で返せます。

面接の候補日を送る手間を減らしたい場合は、日程調整ツールを使う方法もあります。

まとめ

採用管理ツールの本質は、いくつもの入口から届く応募を一か所に自動で集め、対応の遅れを防ぐことです。評価を入力するためのデータベースではありません。

中小企業の半数以上が使うハローワークは、民間のツールとつながっていません。そのため、ツールを入れても、すべてを自動で一元管理することはできないのが現実です。

まずは無料のツールで民間の応募をまとめ、自社の運用に合うかを確かめることをおすすめします。有料のツールを検討するのは、民間の媒体を3つ以上並行して使い、一年を通じて選考が続くようになってからです。