法人カードの明細を眺めていて、「この課金、何だったかな……」と手が止まった経験はないでしょうか？月に数百円から千円台の見慣れないサービス料金がいくつも並んでいて、いつ・誰が・何のために契約したのか、はっきりしない。中小企業では、こうした「知らないうちに増えた月額サービスの課金」が、気づかないうちにじわじわと利益を削っていることがあります。
ここで言う「SaaS」とは、ソフトを買い切るのではなく、月額や年額を払っている間だけ使えるクラウド型のサービスのことです。会計ソフトやオンラインストレージ、チャットツールなど、いまやほとんどの会社が何かしらのSaaSを契約しています。本記事では以降、こうした月額・年額で使うクラウドサービスをまとめて「SaaS」と呼びます。
このページでは、使っていないSaaSを洗い出して解約し、費用のムダを減らすための棚卸しの進め方をご紹介します。あくまで「支払っているのに使っていないものを見つけて減らす」ことに絞ってお話しします。
会社のIT資産全体をどう管理するかや、ソフトウェアのライセンス数をどう見直すかは、それぞれ別のテーマになりますので、本記事では踏み込みすぎず、まずは「ムダな課金を止める」ことをゴールに進めていきます。
なぜ「知らないうちに契約したSaaS」が積み上がるのか？
意外に思われるかもしれませんが、従業員30人前後の中小企業は、SaaSのムダがいちばん起きやすい規模です。
理由はシンプルで、「契約する権限は分散しているのに、それを把握する人がいない」からです。従業員が10人に満たないうちは、社長がほぼすべての支払いを見ているので、何を契約しているかを頭の中で把握できます。逆に100人を超える規模になると、情報システム部門ができたり、購買のルールが整い始めたりして、勝手な契約が起きにくくなります。
ちょうどその間にあたる30人前後の会社では、社長がすべてを見きれなくなる一方で、管理の仕組みはまだ整っていない。この「見きれないけれど、管理もされていない」状態が、経費のムダの温床になります。
具体的には、こんな無駄が起こりがちです。
無料トライアルのつもりが、解約を忘れて自動で有料プランに切り替わっている。
同じようなことができるツールを、部署ごとに別々に契約している。
契約した本人が異動したり退職したりして、誰も中身を知らないまま課金だけが続く。
これは決して「だらしない会社」だから起きるわけではありません。日々の業務が忙しく、一つひとつの金額が小さいからこそ、優先順位が上がらず放置されてしまうのです。誰が何を持っているのか分からないという状態は、業務が特定の人に張り付いてしまう属人化とも地続きの問題だと言えます。
ある会社の棚卸しのケース
抽象的な話が続くとイメージしづらいので、従業員30人程度の中小企業を例に、棚卸しでどれくらいのムダなSaaSが見つかるのかを見てみましょう。
従業員30人ほどの会社が、思い切って支払いを一つずつ確認してみたところ、月々課金されているSaaSは全部で18件、合計でおよそ7万円ありました。一つひとつは小さな金額ですが、束ねると決して無視できない額になっています。そして、そのうち「誰も使っていない」「同じ用途のツールが二重にある」ものを整理すると、次のような一覧ができあがりました。
| サービスの種類 | 月額の目安 | 契約者 | 最終利用 | 見直しの判断 |
|---|---|---|---|---|
| ビジネスチャット | 4,500円 | 総務 | 毎日 | 継続 |
| オンラインストレージ（A） | 3,000円 | 総務 | 毎日 | 継続 |
| オンラインストレージ（B） | 1,800円 | 営業部 | 3か月前 | 用途が重複・解約 |
| 日程調整ツール | 900円 | 退職者 | 半年前 | 解約 |
| フォーム作成ツール（有料プラン） | 1,500円 | 企画 | ほぼ使用なし | 無料プランへ変更 |
| 議事録の文字起こしツール | 2,200円 | 不明 | 5か月前 | 解約 |
| タスク管理ツール（重複分） | 1,600円 | 営業部 | 1年前 | 解約 |
この会社の場合、解約や見直しの対象になったのは月におよそ2万円ぶん。年に直すと24万円ほどが、使っていないものへの支払いだったことになります。
大切なのはこの24万円が「削減できる経費」であると同時に、これまでその無駄にまったく気づいていなかったという事実です。何かを我慢したわけでも、値切ったわけでもなく、ただ使っていないものをやめるだけで、これだけの余裕が生まれる。棚卸しの価値は、まさにこの「痛みのない削減」にあります。
使っていないSaaSを洗い出す
では実際にどうやって「使っていないSaaS」を見つければよいのでしょうか？ここがいちばん骨の折れるところですが、やみくもに探すと必ず漏れが出ます。そこで、支払い・アカウント・利用状況という三方向から突き合わせていく方法がおすすめです。それぞれ見ていきましょう。
支払いから逆引きする
もっとも漏れが少ないのは、「お金の出口」から逆にたどる方法です。
法人カードの明細、銀行口座の引き落とし、そして「ご請求」「領収書」といった件名のメールを起点に、実際に支払っているサービスをすべて書き出していきます。記憶や社内の申請書から一覧を作ろうとすると、申請せずに契約されたものが必ず抜け落ちますが、支払いから逆引きすれば、少なくとも「お金が出ているもの」は取りこぼしません。年払いのサービスは月々の明細には出てこないので、直近1年ぶんをさかのぼって確認する必要があります。
書き出すときは、先ほどのような一覧表の形にしておくと、このあとの判断がぐっと楽になります。サービスの種類、月額（または年額）、契約している人、最後に使った時期、この四つを埋めていくだけで十分です。どんな種類のサービスがあり得るかを思い出す手がかりとして、次の章のチェックリストをご活用ください。
発行したアカウントと使っている人を突き合わせる
次に、それぞれのSaaSの管理画面を開いて、「発行済みのアカウント数」と「実際に使っている人数」のズレを確認します。
たとえば10人分の契約をしているのに、実際にログインしているのは6人だけ、というのはよくある話です。この場合、使っていない4人分はそのまま契約数を減らす余地となります。すでに退職した人のアカウントが残ったまま課金され続けていないかも、あわせて確認するとよいでしょう。
使っていないアカウントに料金を払い続けるのは完全に無駄です。早いうちに発見して少しでも早く無駄を削減しましょう。
最終ログインから「眠っているSaaS」を見つける
最後に、それぞれのサービスの最終ログイン日や最終更新日を確認します。
契約は生きているのに、数か月以上誰もログインしていないサービスは、いわば「眠っているSaaS」です。導入したときは意気込んでいたけれど、いつのまにか使わなくなってしまった、というパターンですね。こうしたものは、契約解除の第一候補になります。
ログイン履歴が管理画面から見られないサービスもありますが、その場合は担当していた人に「最近使っていますか？」と一声かけるようにしましょう。そうすることで実態は少しずつ掴めてきます。
カテゴリ別業務ソフト（SaaS）一覧
会社で契約しているSaaSは、業務のあちこちに散らばっていて、意識しないとなかなか全体像がつかめません。下の一覧は、中小企業でよく使われるSaaSを業務のカテゴリ別に分類したものです。
上から順に「自社では何を契約しているか」を思い出しながら、確認欄にチェックを入れていくと、洗い出しの抜け漏れを減らせます。
コミュニケーション・情報共有
| 確認 | サービスの種類 | 主な用途 | 棚卸しの着眼点 |
|---|---|---|---|
| □ | ビジネスチャット | 社内外の連絡・やりとり | 個人LINE併用や、部署ごとの別契約が起きやすい |
| □ | Web会議・オンライン会議 | 商談・面接・打ち合わせ | 他ツールの無料枠と有料契約が重複しがち |
| □ | グループウェア・社内ポータル | 予定共有・掲示・回覧 | チャットやカレンダーと機能が重なる |
| □ | 社内wiki・ナレッジ共有 | マニュアル・情報の蓄積 | 導入後に使われず放置されやすい |
ファイル・ドキュメント
| 確認 | サービスの種類 | 主な用途 | 棚卸しの着眼点 |
|---|---|---|---|
| □ | クラウドストレージ | ファイルの保管・共有 | 部署・個人ごとに別契約し、二重・三重になりやすい |
| □ | オフィススイート（文書・表計算・スライド） | 書類の作成・共同編集 | 個人アカウントのまま業務利用されていることがある |
| □ | ファイル転送・大容量送信 | 重い添付ファイルの受け渡し | 無料で足りるのに有料契約が残りがち |
| □ | PDF編集・変換 | PDFの結合・変換・注釈 | 単発の用途で契約し、使わなくなりがち |
会計・経理・財務
| 確認 | サービスの種類 | 主な用途 | 棚卸しの着眼点 |
|---|---|---|---|
| □ | クラウド会計 | 記帳・決算・確定申告 | 乗り換え前後で旧サービスの契約が残ることがある |
| □ | 経費精算 | 立替・経費の申請と精算 | 会計ソフトの標準機能と重複しがち |
| □ | 請求書発行・管理 | 請求書の作成・送付・管理 | 会計・販売管理と用途が重なりやすい |
| □ | 給与計算 | 給与・賞与の計算 | 勤怠・労務ツールとセットで重複契約になりやすい |
| □ | 証憑保存・電子帳簿 | 領収書・請求書のデータ保存 | 会計ソフト付属機能と二重になりがち |
| □ | ワークフロー・稟議承認 | 申請・承認の電子化 | グループウェア機能と重複 |
| □ | 電子契約・電子署名 | 契約書の締結・保管 | 印鑑・契約管理ツールと用途が重なる |
人事・労務
| 確認 | サービスの種類 | 主な用途 | 棚卸しの着眼点 |
|---|---|---|---|
| □ | 勤怠管理 | 出退勤・打刻・シフト | 給与・労務ツールと機能が重なりやすい |
| □ | 人事労務 | 入退社手続き・社会保険・年末調整 | 給与計算と提供元が同じで重複契約しやすい |
| □ | 給与明細配布 | 明細のWeb配布 | 給与計算ソフトに含まれることが多い |
| □ | 採用管理 | 求人・応募者の管理 | 採用が止まっている期間も課金が続きやすい |
| □ | 人事評価・タレント管理 | 評価・目標・スキルの管理 | 導入したが運用に乗らず放置されがち |
| □ | eラーニング・研修 | 社員教育・研修動画 | 使う時期が偏り、閑散期に眠りやすい |
| □ | 従業員サーベイ・エンゲージメント | 満足度・組織状態の可視化 | 一度きりの利用で放置されやすい |
営業・顧客管理
| 確認 | サービスの種類 | 主な用途 | 棚卸しの着眼点 |
|---|---|---|---|
| □ | CRM（顧客管理） | 顧客情報の一元管理 | SFA・名刺管理と機能が重複しがち |
| □ | SFA（営業支援） | 商談・案件の進捗管理 | CRMと一体のことが多く二重契約に注意 |
| □ | 名刺管理 | 名刺のデータ化・共有 | 個人利用の無料版と法人契約が混在しがち |
| □ | MA（マーケティング自動化） | 見込み客の育成・メール配信 | メール配信ツールと重複 |
| □ | 見積・受発注管理 | 見積書・注文の管理 | 請求・販売管理と用途が重なる |
| □ | 問い合わせ・ヘルプデスク | 顧客サポート・問い合わせ対応 | チャットツールやメールと重複 |
| □ | チャットボット・AI電話 | 自動応答・一次対応 | 試験導入のまま課金が残りやすい |
マーケティング・Web
| 確認 | サービスの種類 | 主な用途 | 棚卸しの着眼点 |
|---|---|---|---|
| □ | メール配信・メルマガ | 一斉メール・ステップメール | MAやCRMと機能が重なる |
| □ | フォーム作成 | 問い合わせ・申込・アンケート | 無料で足りるのに有料プランが残りがち |
| □ | アクセス解析 | サイトの訪問数・行動の分析 | 無料ツールと有料が併存しがち |
| □ | 検索順位・SEOツール | キーワード順位・SEO分析 | 施策が止まっても契約が残りやすい |
| □ | SNS運用・予約投稿 | 投稿の予約・分析 | 担当者の退職で放置されやすい |
| □ | サイト・LP作成（CMS・ノーコード） | Webサイト・LPの制作 | 作りっぱなしで更新されず課金だけ続く |
| □ | Web広告運用 | 広告の入稿・管理 | 出稿を止めても管理ツールが残る |
| □ | デザイン作成 | 資料・画像・バナーの制作 | 個人が年払いで契約したまま埋もれやすい |
| □ | 動画編集・作成 | 動画・字幕の制作 | 単発利用で契約が残りやすい |
プロジェクト・タスク管理
| 確認 | サービスの種類 | 主な用途 | 棚卸しの着眼点 |
|---|---|---|---|
| □ | タスク管理・ToDo | 個人・チームの作業管理 | プロジェクト管理ツールと重複しがち |
| □ | プロジェクト管理 | 案件の進行・工数管理 | タスク管理・ガントと機能が重なる |
| □ | ガントチャート | 工程・スケジュールの可視化 | プロジェクト管理に含まれることが多い |
| □ | 日程調整 | 会議・面談の日程調整 | カレンダー付属機能で足りることがある |
| □ | カレンダー共有 | 予定の共有・会議室予約 | グループウェアと重複 |
生産性・AI・自動化
| 確認 | サービスの種類 | 主な用途 | 棚卸しの着眼点 |
|---|---|---|---|
| □ | 生成AI（文章・画像） | 文章作成・要約・画像生成 | 個人契約が複数並立しやすい |
| □ | 議事録・文字起こし | 会議の記録・要約 | 会議ツールやAIツールと機能が重複 |
| □ | 業務自動化・iPaaS | ツール間の連携・自動化 | 使われない自動化のまま契約が残る |
| □ | RPA | 定型作業の自動化 | 導入後に運用されず眠りやすい |
| □ | 翻訳 | 文書・チャットの翻訳 | 生成AIと用途が重なる |
| □ | OCR・データ化 | 紙・PDFの文字データ化 | 会計・経費ツールの付属機能と重複 |
業種特化（該当する業種のみ）
| 確認 | サービスの種類 | 主な用途 | 棚卸しの着眼点 |
|---|---|---|---|
| □ | 予約管理 | 予約受付・リマインド（クリニック・美容・飲食） | 業種システムに含まれることがある |
| □ | 電子カルテ・レセコン | 診療記録・レセプト（医療） | 会計連携ツールと機能が重なる |
| □ | 介護記録・請求 | ケア記録・介護報酬請求（介護） | 勤怠・シフトツールと重複しがち |
| □ | 不動産管理・顧客管理 | 物件・反響の管理（不動産） | 汎用CRMと二重契約になりやすい |
| □ | 工程・現場管理 | 現場写真・日報・工程（建設・工務店） | 見積・原価ツールと重なる |
| □ | 在庫・生産管理 | 在庫・受発注・生産（製造・小売） | Excelや販売管理と併存しがち |
| □ | POS・レジ | 会計・売上管理（店舗・飲食） | 決済・予約ツールと機能が重複 |
| □ | 案件管理 | 案件・期限・請求の管理（士業） | 汎用タスク管理と重複 |
IT・インフラ・セキュリティ
| 確認 | サービスの種類 | 主な用途 | 棚卸しの着眼点 |
|---|---|---|---|
| □ | パスワード管理 | ID・パスワードの共有・保管 | 個人利用と法人契約が混在しがち |
| □ | ウイルス対策・端末セキュリティ | PC・端末の保護 | 契約台数と実台数がずれやすい |
| □ | VPN | 社外からの安全な接続 | リモート縮小後も契約が残りやすい |
| □ | バックアップ | データの自動バックアップ | ストレージ付属機能と重複 |
| □ | 端末管理（MDM） | 貸与端末の管理 | 台数と契約数がずれやすい |
| □ | レンタルサーバー・ドメイン | サイトやメールの土台 | 使っていない旧サイト・旧ドメインが残りがち |
| □ | メールセキュリティ | 迷惑メール・なりすまし対策 | メールサービス付属機能と重複 |
| □ | IT資産・SaaS管理 | 契約・端末の一元管理 | 棚卸しそのものを助けるカテゴリ |
一覧をひととおり確認して「自社では何を契約しているか」を書き出せたら、次は「それぞれ本当に使われているか」を確かめる段階です。
解約するか、残すかを見極める
洗い出しが終わったら、いよいよ解約の判断です。ただ、勢いで一気に解約してしまうと、あとで「あれが必要だった」と困ることもあります。次の点を落ち着いて確認してから決めるのがおすすめです。
本当に使われていないかどうか？
⇨ 利用者が少なくても、その一人にとっては欠かせない、という場合があります。
代わりになるツールがすでに社内にあるかどうか？
⇨ 用途が重複しているなら、片方に寄せることで自然と解約できます。
中に大切なデータが残っていないか？
⇨ 顧客情報や過去の資料が入っている場合は、解約前に取り出しておく必要があります。
契約の単位も要注意
⇨ 年払いの場合、途中解約で違約金が発生したり、残りの期間ぶんが返ってこなかったりすることがあります。
判断に迷ったときは、いきなり解約するのではなく、いったん下位のプランに切り替えるという選択肢もあります。解約をせずに様子を見たい場合には、ちょうどよい落としどころでしょう。
解約するときに気をつけること
解約そのものは、多くの場合ボタン一つで完了します。ただ、その前にいくつか確認しておかないと、思わぬ事故につながることがあります。
必要なデータを先に取り出しておく
解約と同時にデータが消えてしまうサービスも少なくありません。
CSVやPDFで書き出せるものは、解約前に書き出しておきましょう。
他のツールと連携していないかの確認する
自動化の仕組みでほかのサービスと連携している場合、片方を解約すると自動で行われていた業務が止まります。業務が連携することの多い会社では、どこと何がつながっているかを書き出してから解約に進むようにしましょう。
自動更新の日付も確認しておく
更新日の直前に解約手続きをすれば、次の請求を止められます。逆に、更新日を一日でも過ぎると次の一年ぶんが請求されてしまうこともあります。カレンダーに印をつけておくと解約のタイミングを逃す心配がありません。
すんなり解約できないときの対処法
ここまで読んで「よし、これは解約しよう」と決めても、いざ手続きに入ると、スムーズに終わらないこともよくあります。解約は事業者側にとって歓迎しづらい操作なので、申し込みほど分かりやすい仕組みになっていない、ということも多いのが実情です。
ここでは、解約を決めたのに止められない、というもやもやを解消するための進め方をご紹介します。
更新日が迫っていて「いま解約すべきか、次の更新まで待つか」で迷うケース
判断の目安はシンプルで、残りの契約期間に使う見込みがまったくないなら、返金がなくても早めに解約手続きだけ済ませておくほうが、止め忘れによる自動更新を防げます。逆に、次の更新まで日があって、その間に使う可能性が少しでも残っているなら、更新日の少し前をリマインドに設定しておき、そのタイミングで最終判断すればムダがありません。
解約ボタンが見つからないケース
契約や申し込みは目立つのに、解約の入り口だけ設定画面の奥やヘルプページの隅に置かれていることは珍しくありません。管理画面をひととおり探しても見つからないときは、そのサービス名と「解約」「退会」で検索すると、手順を説明したページにたどり着けることが多いです。それでも分からなければ、問い合わせフォームやチャットから「解約したい」と伝えれば案内してもらえます。
引き止めや追加の手続きを求められるケース
解約画面に進むと、割引の提案が出てきたり、理由の入力や電話での確認を求められたりすることがあります。ここで大切なのは、「安くなるなら」と流されて、結局使わないものを契約し直してしまわないことです。使っていないと判断したのであれば、当初の目的どおり止める、と決めておくと迷いません。電話でしか解約できないと案内された場合も、受付時間だけ押さえて一度で済ませてしまうのがおすすめです。
すぐに片づけられないものは、無理にその場で完結させようとせず、「解約手続き待ち」として先ほどの棚卸しシートにメモしておくとよいでしょう。締め日や連絡先を書き添えておけば、あとから確実に処理でき、やりかけのまま忘れてしまう事態を防げます。
まとめ
使っていないSaaSの棚卸しは、我慢も交渉もいらない、数少ない「痛みのないコスト削減」です。
進め方はとてもシンプルで、支払いから逆算してすべての課金を書き出す。使っているかどうかを判断して、注意点を確認したうえで解約し、最後に台帳を残してずっと続く仕組みにする。この流れさえ押さえておけば、年に何万円、規模によっては何十万円というムダが削減できます。
まずは、直近の法人カードの明細を一枚、開いてみるところからで十分です。棚卸しに慣れてきたら、ソフトウェアのライセンス数の見直しや、会社のIT資産全体の管理へと少しずつ広げていくことで、会社のお金とDX化の見通しは、さらにすっきりしていくはずです。
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