「担当者が辞めた途端、大事なファイルが見つからなくなった」――中小企業の現場では、よく起きるトラブルです。原因の多くは、Googleドライブの保存場所を正しく使い分けられていないことにあります。
Googleドライブには、実は性格の異なる2つの保存場所が用意されています。ここを理解しないまま使っていると、ファイルが特定の社員にぶら下がった状態になり、その人がいなくなった瞬間に会社の資産が宙に浮いてしまいます。
この記事では、マイドライブと共有ドライブの違い、そして中小企業がどう使い分ければ属人化を防げるのかを、分かりやすく整理してお伝えします。なお、Windowsのファイルサーバーや共有フォルダの運用ルール、あるいはGoogle Drive・OneDrive・Dropboxといった製品同士の比較ではなく、あくまで「Googleドライブの中での使い分けと退職対策」に絞ってご説明します。
そもそもGoogleドライブには保存場所が2つあります
Googleドライブと聞くと、一つの大きな箱をイメージされる方が多いのですが、2種類の保存場所があります。マイドライブと共有ドライブです。まずはこの2つの性格の違いをつかんでおきましょう。
マイドライブ ― 個人の作業場所
マイドライブは、その名のとおり「あなた個人の」保存場所です。ここに作ったファイルの所有者は、作成した本人になります。下書きのファイル、評価前の資料、個人的なメモなどを置いておくのに向いています。
裏を返すと、マイドライブに置いたファイルは、その社員のアカウントと一体になっているということです。この性質が、後ほどご説明する「退職でファイルが消える」問題の入り口になります。
共有ドライブ ― チームの資産置き場
一方の共有ドライブは、個人ではなく「組織」がファイルを持つ場所です。案件のフォルダ、契約書、業務マニュアルなど、会社の資産として残したいものはこちらに置きます。
共有ドライブの中のファイルは、作った人が会社を離れても残り続けます。人ではなく会社にファイルがぶら下がっているイメージです。この共有ドライブをいかに活用するかが、属人化を解消するためのポイントです。
「共有アイテム」は保存場所ではありません
もう一つ、混同しやすいものに「共有アイテム」があります。これは保存場所ではなく、社内外の誰かからあなたに共有されたファイルを一覧で確認するための場所です。
マイドライブ・共有ドライブ・共有アイテムの3つは、名前が似ているために取り違えられがちです。「自分が作って持っているもの（マイドライブ）」「会社が持っているもの（共有ドライブ）」「他人から見せてもらっているもの（共有アイテム）」と整理しておくと、迷わなくなります。
なぜ退職でファイルが消えてしまうのか？
ここまでで、マイドライブのファイルは所有者が「個人」だとお伝えしました。この仕組みが、退職・異動のときに問題を引き起こします。
社員が退職し、管理者がその人のGoogleアカウントを削除すると、マイドライブに入っていたファイルも原則として一緒に消えてしまいます。共有設定で他の人が見られる状態にしていても、オーナーのアカウントごと消えれば、そのファイルは行き場を失います。
「共有していたから大丈夫」と思っていたのに、いざアカウントを消したら見積書のひな形も顧客リストも消えていた――こうした事故は、実際に起こる可能性があります。手作業でファイルの所有権を後任者へ移す方法もありますが、退職のたびに一件ずつ移すのは現実的ではありませんし、移し忘れも起こりかねます。
共有ドライブなら何が変わるのか？
では、同じファイルを共有ドライブに置いておくと、何が変わるのでしょうか？ポイントは大きく2つあります。所有者が組織になることと、権限をまとめて管理できることです。
ファイルの所有者が「組織」になります
共有ドライブに置いたファイルの所有者は、個人ではなく会社です。そのため、作成した社員が退職してアカウントが削除されても、ファイルはそのまま共有ドライブに残ります。
退職者が出たときにやることは、その人を共有ドライブのメンバーから外すだけです。ファイルの所有権を後任者へ移し替える作業は不要になります。人の出入りがあってもファイルが動かない、という状態を作れるわけです。
権限をドライブ単位でまとめて管理できます
共有ドライブを使うもう一つの利点が、権限の管理のしやすさです。マイドライブでは、フォルダやファイルごとに「誰に見せるか」を個別に設定する必要があり、数が増えると管理が破綻しがちです。共有ドライブなら、ドライブ単位でメンバーと権限をまとめて設定できます。
共有ドライブの権限は、次の5種類に分かれています。
| 権限 | できることの目安 |
|---|---|
| 管理者 | メンバーや権限の管理、ドライブ設定の変更、ファイルの削除まで全般 |
| コンテンツ管理者 | ファイル・フォルダの追加・編集・移動・削除 |
| 投稿者 | ファイルの追加・編集はできるが、移動や完全削除は不可 |
| 閲覧者（コメント可） | 閲覧とコメントのみ |
| 閲覧者 | 閲覧のみ |
たとえば、社外の協力会社の方には「閲覧者（コメント可）」だけを渡してダウンロードや削除はさせない、といった使い分けが、ドライブ単位で一括して行えます。誰がどこまで触れるのかを整理しやすいのも、共有ドライブの安心な点です。
マイドライブと共有ドライブの使い分けの考え方
「それなら全部を共有ドライブに入れればいいのでは？」と思われるかもしれませんが、そうとも限りません。2つの保存場所は、役割で使い分けるのがおすすめです。
マイドライブ
個人の作業中ファイルや下書き、まだ社内で共有する段階にない資料、個人的なメモなどは、マイドライブに置いておきます。
共有ドライブ
チームで使う案件フォルダ、契約書、請求書のひな形、業務マニュアル、顧客リストなど「その人がいなくなっても会社に残すべきもの」は、共有ドライブに置きます。
判断に迷ったときは、「この資料は、担当者が辞めても会社に残すべきか？」で考えてください。残ってほしいものは共有ドライブ、というシンプルな基準で、多くのファイルは仕分けできます。
共有ドライブを使うために必要なもの
ここで、実務でつまずきやすいポイントを押さえておきましょう。共有ドライブは、どのGoogleアカウントでも使えるわけではありません。契約しているプランによって、使えるかどうか、どこまで使えるかが変わります。
無料アカウントでは共有ドライブは使えません
無料の個人向けGoogleアカウントには、共有ドライブの機能そのものがありません。共有ドライブを使うには、有料のGoogle Workspace（ビジネス向けの契約）が必要です。
もし今、社員それぞれが個人の無料Gmailで業務ファイルをやり取りしているなら、それが属人化の温床になっています。属人化を防ぐ第一歩として、まず会社としてGoogle Workspaceを契約してください。
Business Starterでも共有ドライブ自体は使えます
有料のGoogle Workspaceには、Business Starter・Business Standard・Business Plusといったプランがあります。以前は「共有ドライブはStandardプラン以上」にしか付いていませんでしたが、2026年時点では、Business Starterでも共有ドライブが使えるようになっています。
つまり「ファイルの所有者を組織にして、退職してもファイルが残るようにする」という属人化対策の中核部分は、いちばん安いStarterプランでも実現できるということです。
実用ラインはBusiness Standard
Business Starterは共有ドライブは使えますがいくつかの制限があります。社外への共有をきめ細かく制限する設定や、既定の共有権限を組織側で決める設定、情報漏えい対策といった高度な管理機能は、Business Standard以上でないと使えません。
保存容量も、Starterは1ユーザーあたり30GBにとどまるのに対し、Standardでは1ユーザーあたり2TBへと大きく広がります。
そのため、「社外共有をきちんと統制したい」「容量に余裕を持たせたい」「情報漏えい対策まで含めて守りたい」という会社にとっては、実用的な最低ラインはBusiness Standardになります。
マイドライブから共有ドライブへ移す前に
ファイルを共有ドライブへ移行する際は、ただファイルをドラッグして終わりではありません。移行時にありがちな落とし穴をいくつか事前に押さえておくと、後のトラブルを避けられます。
社外共有が意図せず外れることがあります
マイドライブで社外の取引先と共有していたファイルを共有ドライブへ移すと、意図せず共有設定が外れてしまうことがあります。逆に、不要になった古い共有が残ったまま移動してしまうケースもあります。移行の前後で、どのファイルを誰に共有しているのかを確認するようにしましょう。
共有ドライブを作りすぎないこと
便利だからと部署やプロジェクトごとに共有ドライブを作ると、今度は「どのドライブに何があるのか分からない」という別の種類の属人化を生みます。最初にドライブの分け方のルール（部署単位にするのか、案件単位にするのか）を決めてから移行するのがおすすめです。
移動には管理者・マネージャー権限が必要です
共有ドライブ間でフォルダを移動したり、ドライブの構成を変えたりするには、管理者やマネージャーの権限が必要です。誰がその役割を担うのかを、移行前に決めておきましょう。全員が自由に構成を変えられる状態にすると、ルールが散漫になり、かえってファイルが散らかります。
容量とアイテム数の上限
共有ドライブには、保存できるアイテム数や、フォルダの階層の深さに上限があります。また、1ユーザーが1日にアップロードできる量にも上限が設けられています。大量のファイルを一気に移す場合は、こうした制限にも触れておくとつまずきません。
まとめ ― 今日から属人化を防ぐ第一歩
退職や異動でファイルが消えてしまう問題の多くは、会社の資産を個人のマイドライブにため込んでいることが原因です。ファイルの所有者を「個人」から「組織」に変えるだけで、人の出入りに強いフォルダ管理ができます。
やるべきことの順番はシンプルです。まず、無料アカウントで業務をしているなら有料のGoogle Workspaceを契約する。次に、会社の資産を置く共有ドライブを用意する。そして、担当者が辞めても残しておきたいファイルを、マイドライブから共有ドライブへ移す。この3ステップです。
社外共有の統制や容量まで見据えるなら、Business Standardが実用的な選択肢になりますが、まずは共有ドライブを使い始めること自体が、属人化を止める確かな一歩になります。「あの人しか場所を知らないファイル」を、会社の資産として残せる仕組みへ。できるところから始めてみてください。
当社では、こうしたGoogleドライブやWorkspaceの整理を含め、中小企業の属人化対策やDXのはじめ方についてのご相談も承っています。自社だけで進めるのが難しいと感じられたら、お気軽にお問い合わせください。
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