ひとり情シス・兼務担当の負担を減らす｜業務整理と情シス外注の線引き

社内にIT担当が一人だけ、あるいは総務や経理の方が本業のかたわらでパソコンやネットワークの面倒を見ている体制は、中小企業ではよくあるものです。専任者を一人雇うほどの仕事量はないけれど、放っておくと会社が止まってしまう。

この「中途半端な量」が、一人・兼務でITを回す会社ならではの悩みの正体です。本人が我慢して回せてしまうぶん問題として表に出にくく、気づいたときには一人の社員に依存しきった体制になっていることが少なくありません。

この記事では、社内にIT担当がいる会社に向けて、その方の負荷をどう下げ、どこまでを自社で抱えて、どこからを外に任せるかの線引きをお話しします。先に答えをお伝えすると、業務は次の三つに分けて考えます。

分け方	業務の例
自社に残す	社内の事情を知る必要がある日常の運用、IT方針・予算・契約の判断
減らす・自動化する	よくある質問、パスワードの再設定、月次の集計やレポート
外に出す	サーバー・ネットワークの不調対応、専門性の高いセキュリティ対応

進める順番は「見える化する → 減らす → 手放す」です。紹介する料金は、2026年9月時点の公式情報です。

なお、社内にIT担当が一人もいない会社は、中小企業のセキュリティ対策｜IT担当がいない会社がまず整える5つから読むことをおすすめします。

ひとり情シスで起きやすい問題

社内のIT業務を一人で担う体制や、その担当者のことを「ひとり情シス」と呼びます。総務や経理などの仕事と兼ねている場合は、「兼務情シス」と呼ばれることもあります。

まずは、担当者が感じている「しんどさ」がどこから来ているのかを整理してみましょう。原因を言葉にしておくと、あとで打つ手を考えるときに、どの問題に効く手なのかを判断しやすくなります。

何でも屋になって本業が進まない

パソコンの不調、プリンターの設定、新入社員のアカウント作成、ソフトの使い方の質問。こうした細かな依頼が一人に集中すると、本来の業務が細切れに中断され、なかなか前に進みません。

厄介なのは、1件あたりは数分から十数分の「大したことのない依頼」に見える点です。しかし、人は一度集中を切らすと、元の作業に戻るまでに時間がかかります。

実際の作業時間よりも、中断からの立て直しのほうが負担になっていることは珍しくありません。兼務の方であればなおさらで、経理も情シスも中途半端になり、残業でしわ寄せを吸収するという悪循環に陥りがちです。

担当が休むと会社が止まる

一人の担当者にすべての知識と権限が集まっていると、その人が休んだり退職したりした時点で、会社が立ち行かなくなります。これは、IT業務そのものが属人化している状態です。

たとえば、サーバーの管理者パスワードを知っているのがその人だけ、各サービスの契約状況が頭の中にしかない、といった状態です。ふだんは問題なく回っていても、急な入院や退職が起きた途端に、会社のIT業務が止まってしまいます。

ひとり情シスの退職は、決まってから引き継ぎを始めても間に合わないことがあります。マクロや台帳、アカウントが引き継げなくなる問題は、Excelマクロを組んだ人が退職したあとに会社が困ることでも整理しています。

範囲が曖昧なまま抱え込む

「気づいた人がやる」「詳しい人に聞けばいい」という暗黙のルールで回していると、担当者が請け負う範囲はどんどん広がります。

最初はパソコンだけだったのが、いつのまにか電話機、防犯カメラ、ホームページの更新まで、という具合です。

範囲が決まっていないと、断る理由もありません。「ちょっと見て」の積み重ねが、負荷を青天井にしていく根本の原因です。

逆に言えば、請け負う範囲を決めることが、負荷を減らす出発点になります。次の章では、そのための見える化の方法を紹介します。

抱えている業務を見える化する

負荷を減らす第一歩は、根性論ではなく見える化です。どんな業務をどれだけ抱えているかが数字で分かって初めて、減らす・任せる・外注するの判断ができます。

頭の中の「なんとなく忙しい」を、紙の上の「この業務に月何分使っている」に変えていきましょう。

何に時間を取られているか棚卸しする

まずは一週間でも二週間でも構いませんので、対応した依頼やトラブルを書き出してみましょう。記録するのは、次の四つです。

• 業務内容
• 種類
• 頻度
• 一回あたりの所要時間

これらを掛け合わせると、月あたりどれくらいの時間を使っているかが見えてきます。下の表は、当社が使っている業務の棚卸しシートの記入例です。

業務内容	種類	頻度の目安	一回あたり	月あたり合計	対応の方向性
ソフトの使い方の質問対応	日常運用	週8件	5分	約160分	FAQ整備・AIで一次対応
「パスワードを忘れた」対応	日常運用	週5件	10分	約200分	自動化・AIで一次対応
プリンター・複合機のトラブル	トラブル対応	週2件	20分	約160分	手順書化・保守契約
新入社員のPC・アカウント設定	調達・運用	月2件	60分	120分	手順書化＋一部自動化
月次の売上データ集計・レポート作成	日常運用	月1件	120分	120分	自動化
退職者のアカウント削除・権限整理	セキュリティ	月1件	30分	30分	手順書化
セキュリティソフトの更新・確認	セキュリティ	月1件	30分	30分	自社で継続
サーバー・ネットワークの不調対応	トラブル対応	不定期（月1件程度）	90分	約90分	外部委託
クラウドサービスの契約管理・棚卸し	調達	四半期1件	60分	約20分	自社で継続

こうして並べてみると、時間を奪っているのは大きな仕事ではなく、小さな繰り返しの積み重ねだと分かります。

この例では、上位の三つ（質問対応・パスワード・プリンター）だけで月に9時間近くを占めています。ここに手を打てば、一日分以上の余裕が生まれる計算です。

いちばん右の「対応の方向性」の列には、減らす・自動化する・手順書にして任せる・外部に出すのどれで対処するかを、ざっくり書いておきます。契約管理の見直し方は、使っていないツールの棚卸しと解約のやり方で紹介しています。

業務を種類で切り分ける

書き出した業務は、種類ごとに分けておくと扱いやすくなります。分け方は、次の四つで十分です。

• 日々の運用：質問対応やアカウント発行のような、繰り返しの多い業務
• 機器やサービスの調達：機器やソフトの選定・契約
• セキュリティ：更新の確認や権限の整理など、守りに関わる業務
• トラブル対応：突発的な不具合への対処

種類ごとに分けておくと、後で「どれを自社に残し、どれを外注に出すか」を考えるときのたたき台になります。

一般に、繰り返しが多い日々の運用は、自動化や手順書化と相性が良い業務です。一方で、専門性が高いセキュリティやサーバーまわりは、外部委託の候補になりやすい傾向があります。

誰が手を動かし誰が判断するかを決める

同じ業務でも、「実際に作業する人」と「やるかどうかを決める人」は分けて考えられます。この二つを切り分けておくことが、負荷を一人に集中させないための、地味ですが効く工夫です。

たとえば「新しいツールを導入するか」の判断は経営者や上長が持ち、導入の作業は担当者が行います。日常の細かな対応は担当者に任せ、費用が発生する契約だけは決裁を通す、という分け方もあります。

こうしてルールを決めておくと、「これは自分が決めていいのか」と迷って手が止まる時間が減り、責任の所在もはっきりします。

兼務の方に判断まで丸投げすると、負担は一気に重くなります。判断は上の立場の人に残し、兼務の方には作業を任せる形が基本です。

負荷を下げるための打ち手

業務の見える化ができたら、続いて負荷を減らしていきます。方向は、次の三つです。

• そもそも発生させない
• 繰り返しを効率化する
• 一人に依存させない

問い合わせを減らす仕組みをつくる

効果が大きいのは、問い合わせの件数そのものを減らすことです。対応を速くする以前に、そもそも聞かれない状態をつくれば、担当者の時間はまとめて空きます。

具体的には、次のような方法があります。

• よくある質問と答えをまとめたページを用意する
• パスワードの再設定やプリンターの接続などの手順書を共有フォルダに置き、社員が自分で解決できるようにする

棚卸しの例で上位を占めていた「ソフトの使い方の質問」と「パスワードを忘れた」は、この仕組みで大きく減らせる業務です。パスワードの管理そのものを見直す方法は、中小企業の安全なパスワード管理で紹介しています。

繰り返す作業をテンプレートにする

毎回同じ手順で行っている作業は、テンプレート化の対象です。アカウント発行の手順書、定型メールのひな形、初期設定のチェックリストを整えておくだけでも、一件あたりの対応時間は減り、ミスも起きにくくなります。

コツは、最初から完璧なマニュアルを作ろうとしないことです。同じ作業が回ってきたときに、やりながら手順をメモに残し、それを何度か繰り返すと、そのままテンプレートになります。

最初の一回だけ少し手間をかければ、二回目以降がずっと楽になるという考え方で取り組むと続けやすくなります。手順書の書き方は、業務マニュアルの作り方で詳しく扱っています。

一人に依存しない記録を残す

負荷軽減と属人化対策は表裏一体です。手順書や台帳という形で知識を外に出しておけば、担当者が不在のときでも、ほかの人が最低限の対応をできます。

記録は、将来「この業務を誰かに引き継ぐ」「外部に任せる」となったときの引き継ぎの土台にもなります。逆に、頭の中にしかない業務は、任せることも外に出すこともできません。

AIで問い合わせと定型作業を減らす

負荷を下げる打ち手の中でも、近年効果が大きいのがAIやAIエージェントの活用です。時間を食う繰り返しの多い業務ほど、AIに任せやすいという特徴があります。

棚卸しシートで「AIで一次対応」と書いた業務は、ここで扱う対象です。代表的な使い方と進め方を紹介します。

問い合わせの一次対応をAIに任せる

問い合わせ対応は、AIと相性が良い領域です。社内のマニュアルや過去のやり取りをAIに読み込ませておけば、よくある質問にはAIが一次回答し、判断が必要なものだけを担当者に回す形がつくれます。

「パスワードの再設定手順は？」「経費精算のやり方は？」といった定型の質問にAIが答えてくれる状態になれば、担当者が同じ質問に何度も対応する時間は大きく減ります。

入り口としては、社内文書を読ませて答えさせる仕組みから始めるのが取り組みやすい方法です。回答の精度を上げる設定は、NotebookLMとGeminiを連携させる方法で紹介しています。

繰り返し作業やサービス間の連携を自動化する

毎月のレポート作成、アカウント発行時の定型の連絡、複数のクラウドサービスをまたぐデータの受け渡しも、自動化の対象です。

すでにMicrosoft 365やGoogle Workspaceを契約している会社なら、契約中のプランで使える自動化の機能から始めるのが手軽です。

使える機能はプランによって違うため、各社の公式ページで確かめてから始めてください。

Google Workspaceでの例は、Google Workspace Studioで中小企業ができる業務自動化アイデア集にまとめています。

サービス同士をつなぐiPaaSと呼ばれるツールを使えば、担当者が手作業でコピー＆ペーストしていた連携を、丸ごと肩代わりさせられます。

棚卸しの例にあった「月次の売上データ集計・レポート作成」は、この自動化がよく効く典型です。

自社に残す業務と外注する業務の線引き

ここからが、この記事のもう一つの柱です。負荷を下げても、一人・兼務でできることには限界があります。

すべてを自分で抱え込まず、外に出すべきものを見極めることが、担当者を守り、会社を止めないための現実的な選択になります。

内製に向く業務と外注に向く業務

日々の細かな運用や、社内の事情を知っている必要がある業務は、自社に残したほうがスムーズです。

誰がどのアカウントを使っているか、どの部署がどんな使い方をしているかといった文脈は、外部の人が一から把握するには時間がかかるからです。

一方で、専門性が高く、頻度は低いけれど、間違えると影響が大きい業務は、外部に任せたほうが結果的に安く、安全に済むことが多くあります。棚卸しの例では、「サーバー・ネットワークの不調対応」がこれに当たります。

月に一度あるかないかの対応のために、担当者が専門知識を維持し続けるのは非効率です。いざというときに判断を誤るリスクも残るため、こうした業務は外注する価値が高い領域です。

線引きの物差しを持つ

自社か外注かを迷ったときは、次の四つで測ると判断がぶれません。

• 頻度：どのくらい繰り返し発生するか
• 専門性：どのくらい専門の知識が要るか
• リスク：失敗したときの影響はどのくらい大きいか
• コスト：外に出したときに割高にならないか

基本は、頻度が高く社内の文脈が要る業務は自社向き、頻度が低く専門性が高い業務は外注向きです。そこにリスクとコストを重ねます。

失敗したときの影響が大きい業務（セキュリティやデータの消失に関わるもの）は、多少お金をかけてでも専門家に任せる価値があります。逆に、外注するとかえって割高になる細かな作業は、手順書にして社内に残します。

この四つの物差しを持っておくと、新しい業務が増えたときにも同じ基準で仕分けられます。

判断と予算は社内に残す

外に出せるのは、あくまで「作業」です。どのITに投資するか、どの業者に任せるか、いくらまでかけるかという判断は、外注しても社内に残す必要があります。

判断まで外に預けると、業者の提案をそのまま受け入れるしかなくなり、費用や範囲を比べられなくなります。方針・予算・契約の最終判断は経営者や上長が持つと、先に決めておきましょう。

担当が一人もいない状態から体制をつくる場合は、次の記事で最初に整えることをまとめています。

情シス外注の形と費用の目安

外に出すと決めたら、次は委託の形と費用です。情シスのアウトソーシングと一口に言っても、任せ方によって関わり方も料金の決まり方も違います。

委託の形を知る

中小企業が使いやすい委託の形は、主に次の四つです。

委託の形	向いている場面	任せ方の例
スポット契約	突発的なトラブルに備えたい	困ったときだけ相談・対応を頼む
顧問契約	判断に迷ったときの相談相手がほしい	継続して相談できる窓口を持つ
運用代行（情シス代行）	恒常的な手間を減らしたい	ヘルプデスクやアカウント管理など日常の運用を任せる
カスタム開発	既存のツールでは解決できない業務がある	自社に合った仕組みを一から作ってもらう

どれを選ぶかは、任せたい業務の性質によります。「とりあえず全部外注」ではなく、棚卸しで見えた業務ごとに合う形を当てはめていくのが失敗しないコツです。

自社専用の仕組みを作ってもらう場合の発注先の選び方は、カスタムAIエージェントの発注先の選び方で紹介しています。

費用は稼働時間で比べる

運用代行（情シス代行）の料金は、月に何時間分の作業を頼むかで決まることが多くあります。たとえばベアサポートの情シス代行のスタンダードプランは、月10時間の稼働で月額129,000円です（1時間あたり約13,000円）。

ベアサポートの公式ページには、2026年9月時点で税込・税抜の表記がありません。見積りを取るときに、税の扱いと、稼働時間に含まれる作業の範囲をあわせて確かめてください。

見積りを取る前に、月に何時間分の作業を頼みたいかを先に決めておくと、ほかの会社と同じ物差しで比べられます。棚卸しシートの「月あたり合計」を足し合わせれば、その目安になります。

外注する前に確かめること

任せる先が決まったら、次は任せ方です。ここを曖昧にしたまま進めると、「そこまでやってくれると思っていた」という食い違いが起き、かえって手間が増えてしまいます。

任せる範囲と保守・修正の線引き

契約前に、どこまでが依頼範囲で、納品後の修正や保守がどう扱われるのかを確認しておきましょう。仕組みを作ってもらう場合は、運用開始後の不具合対応や仕様変更の扱いを、書面ではっきりさせておくことが大切です。

ここが曖昧だと、修正が必要になったときに追加費用でもめたり、対応してもらえずに放置されたりします。範囲を明確にするのは業者を縛るためではなく、お互いの認識をそろえて長く付き合うための準備です。

引き継ぐ資料をそろえる

外に任せるには、今の業務を相手に渡せる形にしておく必要があります。

キーマンズネットが会員228件に行った調査（2026年7月30日〜8月23日）では、情シス業務を外部に任せた回答者の72.7%が、負担が軽減したと答えています。

一方で同じ記事では、時間をつくるために外に任せたいのに、任せる準備をする時間がないという悪循環も指摘されています（出典：キーマンズネット）。見える化の段階でつくった資料が、そのまま準備になります。

業者選びで外さないための観点

同じ依頼でも、業者によって費用も進め方も大きく変わります。目先の安さだけで選ぶと、導入したものの使いこなせず、また別の業者を探すことになりがちです。

見るべきは、次のような点です。

• 導入後も伴走してくれるか
• 自社の規模感を理解してくれるか
• 専門用語を使わず、こちらの言葉で説明してくれるか

一人・兼務でITを回している会社では、社内に相談できる相手がいないことも負担の一つです。作った後に相談できる相手かどうかが、その仕組みを使い続けられるかを左右します。

まとめ

一人・兼務でITを回す会社にとって大切なのは、抱えている業務を見える化し、減らせるものは減らし、抱えきれないものは外注するという流れをつくることです。この順番を一度回してみるだけで、担当者の負担は軽くなります。

すべてを自社で完璧にこなす必要はありません。上手に手放すことが、担当者を守り、会社を止めないための近道です。

まずは今週、対応した依頼を棚卸しシートに書き出すところから始めてみてください。外注を考えるときは、月に何時間分を頼みたいかを出してから見積りを取ると、比べやすくなります。

当社では、こうした業務の見える化から、外部に任せる範囲の設計、そして自社に合った仕組みづくりまで、伴走しながらお手伝いしています。

「どこまでを自分たちでやるべきか」を一緒に整理したいという段階でも構いませんので、お気軽にご相談ください。

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